วันเสาร์ที่ 30 สิงหาคม พ.ศ. 2551

ข้าพเจ้า

นางสาว น้ำทิพย์ สุขแจ่ม
ส.1 เลขที่ 4 ภาษาต่างประเทศ

อ้างอิง

http://www.student.chula.ac.th/~49400980/doc/report.doc
http:// classified.sanook.com/.../images/s/3500997_3.jpg
http://gotoknow.org/blog/wuisp/4107
http://ccsmail.sut.ac.th/e-ru/teacher/file/file785.doc

วันศุกร์ที่ 15 สิงหาคม พ.ศ. 2551

ตัวอย่างแบบฟอร์ม

- ใบสมัครพนักงาน Resume ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน อัตราเงินเดือน
- ใบประกันภัย และ Claim ต่างๆ
- ใบส่งเครื่องคอมพิวเตอร์ซ่อม
- ใบสมัครสมาชิก การชำระเงิน การต่ออายุสมาชิก
- ใบให้บริการต่างๆ ใบสำหรับลูกค้าเซ็นต์ยืนยันการให้บริการของพนักงาน
- ใบประวัติการรักษาพยาบาล
- แบบฟอร์มขอทำหนังสือเดินทาง หรือวีซ่า


ตัวอย่างการจัดการแบบฟอร์มด้วยเทคโนโลยี Case Studies
บริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง มีฐานข้อมูลกรมธรรม์ ข้อมูลกรมธรรม์ประกอบด้วยเลขที่กรมธรรม์ ชื่อ และรายละเอียดของผู้ประกัน จำนวนวงประกัน และการผ่อนส่งเบี้ยประกัน
และมีการทำ Electronic claim System หรือระบบประเมินเพื่ออนุมัติเงินประกันอุบัติเหตุรถยนต์ ในการ claim แต่ละครั้ง
(= 1 กรมธรรม์ claim ได้หลายครั้ง) เจ้าหน้าที่จะต้อง ตรวจสอบกับเงื่อนไข และวงเงินการประกัน โดยจะมีแบบฟอร์มกับดำเนินการ claim ซึ่งเอกสาร 1 ชุด ซึ่งประกอบด้วย เลขที่ Claim วันที่เกิดเหตุ สาเหตุ รูปถ่ายรถผู้ประกัน รูปรถคู่กรณี ด้านหน้า ซ้าย ขวา ด้านหลัง และเฉพาะจุดที่เสียหาย และขั้นตอนการประเมินและอนุมัติเงินประกัน ซึ่งประเมินร่วมกัน 3 ฝ่ายงาน ระบบงาน ใช้วิธีติด barcode ที่เอกสาร
แต่ละชุด สแกนแบบ Batch เมื่อ detect Barcode ได้ ระบบจะจัดเก็บเอกสารตามหมวดเอกสารที่ตั้งไว้ โดยในรหัส barcode จะสามารถบอกได้ว่าเป็น claim เลขที่ใด เอกสารชิ้นนั้นๆ เป็น รูปถ่ายของผู้ประกัน หรือคู่กรณี และเป็นรูปถ่ายจากด้านใด ทำให้จัดเก็บเอกสาร
ตามโครงสร้างได้ถูกต้อง (หากเป็นภาพสี detect ได้ ก็จะสแกนเก็บเป็นภาพสี หากความเข้มของสีแตกต่างกันน้อย ก็จะเก็บเป็นขาวดำ) เมื่อเก็บเป็นชุด claim แล้ว เจ้าหน้าที่ก็จะ log in เข้าสู่ระบบเพื่อทำการประเมินและอนุมัติเงินประกันตามลำดับขั้นตอน ส่วนเอกสารตัวจริง
บริษัทจะบรรจุใส่กล่อง แล้วเก็บที่โกดังเก็บเอกสารตามหลักจดหมายเหตุ ดังนั้น ในระบบงาน จะมีข้อมูลหมายเลขกล่องสำหรับเรียกดูเอกสารตัวจริงได้ด้วย

กระบวนการควบคุมแบบฟอร์ม

· สำรวจแบบฟอร์มที่มีอยู่
· ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของฝ่ายต่างๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการในการ

input หรือ สำหรับบันทึกไว้เป็นหลักฐาน และได้ output ที่ต้องการ เช่น พิมพ์เป็นใบเสร็จ
หรือ
· ประเมินแบบฟอร์มว่า รองรับความต้องการในการดำเนินงานหรือไม่
· ประเมินแบบฟอร์มว่า ซ้ำซ้อนกับข้อมูลในแบบฟอร์มอื่นหรือไม่ เกี่ยวข้องกับ
แบบฟอร์มอื่นอย่างไร
· วิเคราะห์ว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม ใครเก็บสำเนาแบบฟอร์มบ้าง
· ควบคุมแบบฟอร์มด้วยเลขที่แบบฟอร์ม
· หากรวบรวมแบบฟอร์มได้ทั้งหมด วิเคราะห์ระบบ และเพิ่มเติมข้อมูลที่แบบฟอร์ม
ปัจจุบันไม่รองรับได้ ก็จะสามารถ list ข้อมูล หรือ field ที่ต้องการได้ และออกแบบ ฐานข้อมูลสำหรับพัฒนา หรือจัดหาระบบงานขององค์กรให้ครอบคลุมความต้องการ ของทุกฝ่ายได้ โดยทำให้การแก้ไข update ข้อมูล ทำได้ง่าย แก้ไขที่เดียว
· วางแผนการใช้แบบฟอร์ม หากเป็นงานภายใน สามารถใช้ระบบงานได้ หากเป็น
แบบฟอร์มที่ใช้กับลูกค้า vendor supplier อาจให้กรอกในแบบฟอร์มกระดาษ หากต้องสำเนาเก็บไว้ อาจออกแบบเป็นกระดาษ carbon copy เป็นต้น อาจต้อง พิจารณาว่า แบบฟอร์มเหล่านี้ ต้องบันทึกไว้สำหรับการค้นคืนภายหลังบ่อยมากน้อย เพียงใด จำเป็นต้องบันทึกลงฐานข้อมูลหรือไม่

ภาพประกอบ


ประโยชน์ของการควบคุมแบบฟอร์ม

บบฟอร์มประเมินพฤติกรรมการทำงาน ซึ่งจะต้องให้ผู้รับการประเมินประเมิน ตนเอง เพื่อนประเมินเพื่อน ผู้บังคับบัญชาประเมินผู้รับการประเมิน แบบฟอร์มนี้มีหัวข้อ ในการประเมินเหมือนกัน แต่ผู้ประเมินต่างกันและคิดน้ำหนักคะแนนต่างกัน ปัญหาที่พบคือ ในการประชุมประเมินเวลากระชั้นชิดมาก ทำให้ต้องเสียเวลามาแยก ว่าของใครและ น้ำหนักคะแนนเท่าไหร่ บางครั้งคิดนำหนักคะแนนผิดต้องเสียเวลาคิดใหม่ต้องลบคะแนน วุ่นวายและดูไม่เรียบร้อยไม่น่าเชื่อถือ ก็เลยแก้ปัญหาโดยการใช้สีของกระดาษให้เป็นประโยชน์ ให้สีเขียวเป็นแบบฟอร์มสำหรับเพื่อนประเมินเพื่อน สีชมพูสำหรับผู้รับการประเมินประเมินตนเอง สีฟ้าสำหรับผู้บังคับบัญชาประเมิน ซึ่งสามารถทำให้แยกแยะได้ง่าย และรวดเร็วที่สำคัญไม่มีความผิดพลาดในการคิดคะแนน เนื่องจากแบบฟอร์มนี้ต้องใช้ ปริมาณมากเพื่อเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายจึงใช้กระดาษโรเนียวสีแบบบาง


นอกจากนี้การควบคุมการใช้แบบฟอร์มช่วยให้ลงานมีมาตรฐาน ทำให้ประสิทธิภาพงานดีขึ้น ช่วยในการป้องกันมิให้ทรัพยากรขององค์กรต้องสูญเสียอันสืบเนื่องมาจากการถูก ขโมย ใช้จ่ายฟุ่มเฟือย หรือเกิดการเสียหาย

ความสำคัญการควบคุมแบบฟอร์ม

การควบคุมการใช้แบบฟอร์ม

1. เพื่อทราบข้อมูลการขอใช้
2. เพื่อการติดตามทวงในกรณีที่เกินกำหนดคืน หรือต้องการใช้เร่งด่วน
3. ตรวจสอบประเภท และจำนวนสื่อที่มีผู้ยืม
4. เพื่อเป็นหลักฐาน ทั้งนี้ควรมีช่องเซ็นยืม และผู้รับคืน
5. เพื่อเก็บสถิติการให้บริการ


หน่วยงานธุรกิจในระยะเริ่มต้นดำเนินกิจการนั้นก็จะต้องมีเอกสารเข้าและออก แต่ยังมีจำนวนน้อยอยู่ เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ เข้า จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และ ต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าเป็นการดำเนิน ด้านเอกสารนั้นมีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพราะ ถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนิน การไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น
จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ เพราะ
1. เป็นเสมือนความจำของหน่วยงาน
2. ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. ช่วยให้การทำงานคล่องตัว
4. ใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน

ความหมายของการควบคุมแบบฟอร์ม

การควบคุม หมายถึง การตรวจสอบดูว่า ทุกสิ่งทุกอย่างดำเนินสอดคล้องไปตามแผน คำสั่ง และหลักการ ที่จัดทำไว้หรือไม่ เพื่อการค้นหาจุดอ่อนและข้อบกพร่อง เพื่อทำการแก้ไขและไม่ให้ผลงานคลาดเคลื่อน


แบบฟอร์ม หมายถึง เอกสารทางธุรกิจที่มีข้อมูลบางอย่างแสดงไว้แล้วและยังมีพื้นที่ว่างให้ใส่ข้อมูลเพิ่มเติมลงไปได้อีก เช่น แบบฟอร์มใบสมัครงาน แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ แบบฟอร์มใบสมัครงานสมาชิก เป็นต้น


การควบคุมการใช้แบบฟอร์ม หมายถึง การตรวจสอบการบริหารงานต่าง ๆ ด้านเอกสารธุรกิจ คือ แบบฟอร์ม
เพื่อช่วยใช้เกิดการปฏิบัติงานที่ถูกต้องตามแผนงานที่กำหนดไว้