ความสำคัญการควบคุมแบบฟอร์ม

การควบคุมการใช้แบบฟอร์ม

1. เพื่อทราบข้อมูลการขอใช้
2. เพื่อการติดตามทวงในกรณีที่เกินกำหนดคืน หรือต้องการใช้เร่งด่วน
3. ตรวจสอบประเภท และจำนวนสื่อที่มีผู้ยืม
4. เพื่อเป็นหลักฐาน ทั้งนี้ควรมีช่องเซ็นยืม และผู้รับคืน
5. เพื่อเก็บสถิติการให้บริการ

หน่วยงานธุรกิจในระยะเริ่มต้นดำเนินกิจการนั้นก็จะต้องมีเอกสารเข้าและออก แต่ยังมีจำนวนน้อยอยู่ เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ เข้า จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และ ต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าเป็นการดำเนิน ด้านเอกสารนั้นมีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพราะ ถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนิน การไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น
จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ เพราะ
1. เป็นเสมือนความจำของหน่วยงาน
2. ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. ช่วยให้การทำงานคล่องตัว
4. ใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน