กระบวนการควบคุมแบบฟอร์ม

· สำรวจแบบฟอร์มที่มีอยู่
· ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของฝ่ายต่างๆ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการในการ
input หรือ สำหรับบันทึกไว้เป็นหลักฐาน และได้ output ที่ต้องการ เช่น พิมพ์เป็นใบเสร็จ
หรือ
· ประเมินแบบฟอร์มว่า รองรับความต้องการในการดำเนินงานหรือไม่
· ประเมินแบบฟอร์มว่า ซ้ำซ้อนกับข้อมูลในแบบฟอร์มอื่นหรือไม่ เกี่ยวข้องกับ แบบฟอร์มอื่นอย่างไร
· วิเคราะห์ว่าใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม ใครเก็บสำเนาแบบฟอร์มบ้าง
· ควบคุมแบบฟอร์มด้วยเลขที่แบบฟอร์ม
· หากรวบรวมแบบฟอร์มได้ทั้งหมด วิเคราะห์ระบบ และเพิ่มเติมข้อมูลที่แบบฟอร์ม ปัจจุบันไม่รองรับได้ ก็จะสามารถ list ข้อมูล หรือ field ที่ต้องการได้ และออกแบบ ฐานข้อมูลสำหรับพัฒนา หรือจัดหาระบบงานขององค์กรให้ครอบคลุมความต้องการ ของทุกฝ่ายได้ โดยทำให้การแก้ไข update ข้อมูล ทำได้ง่าย แก้ไขที่เดียว
· วางแผนการใช้แบบฟอร์ม หากเป็นงานภายใน สามารถใช้ระบบงานได้ หากเป็น แบบฟอร์มที่ใช้กับลูกค้า vendor supplier อาจให้กรอกในแบบฟอร์มกระดาษ หากต้องสำเนาเก็บไว้ อาจออกแบบเป็นกระดาษ carbon copy เป็นต้น อาจต้อง พิจารณาว่า แบบฟอร์มเหล่านี้ ต้องบันทึกไว้สำหรับการค้นคืนภายหลังบ่อยมากน้อย เพียงใด จำเป็นต้องบันทึกลงฐานข้อมูลหรือไม่