ตัวอย่างแบบฟอร์ม

- ใบสมัครพนักงาน Resume ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน อัตราเงินเดือน
- ใบประกันภัย และ Claim ต่างๆ
- ใบส่งเครื่องคอมพิวเตอร์ซ่อม
- ใบสมัครสมาชิก การชำระเงิน การต่ออายุสมาชิก
- ใบให้บริการต่างๆ ใบสำหรับลูกค้าเซ็นต์ยืนยันการให้บริการของพนักงาน
- ใบประวัติการรักษาพยาบาล
- แบบฟอร์มขอทำหนังสือเดินทาง หรือวีซ่า

ตัวอย่างการจัดการแบบฟอร์มด้วยเทคโนโลยี Case Studies

บริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง มีฐานข้อมูลกรมธรรม์ ข้อมูลกรมธรรม์ประกอบด้วยเลขที่กรมธรรม์ ชื่อ และรายละเอียดของผู้ประกัน จำนวนวงประกัน และการผ่อนส่งเบี้ยประกัน

และมีการทำ Electronic claim System หรือระบบประเมินเพื่ออนุมัติเงินประกันอุบัติเหตุรถยนต์ ในการ claim แต่ละครั้ง

(= 1 กรมธรรม์ claim ได้หลายครั้ง) เจ้าหน้าที่จะต้อง ตรวจสอบกับเงื่อนไข และวงเงินการประกัน โดยจะมีแบบฟอร์มกับดำเนินการ claim ซึ่งเอกสาร 1 ชุด ซึ่งประกอบด้วย เลขที่ Claim วันที่เกิดเหตุ สาเหตุ รูปถ่ายรถผู้ประกัน รูปรถคู่กรณี ด้านหน้า ซ้าย ขวา ด้านหลัง และเฉพาะจุดที่เสียหาย และขั้นตอนการประเมินและอนุมัติเงินประกัน ซึ่งประเมินร่วมกัน 3 ฝ่ายงาน ระบบงาน ใช้วิธีติด barcode ที่เอกสาร

แต่ละชุด สแกนแบบ Batch เมื่อ detect Barcode ได้ ระบบจะจัดเก็บเอกสารตามหมวดเอกสารที่ตั้งไว้ โดยในรหัส barcode จะสามารถบอกได้ว่าเป็น claim เลขที่ใด เอกสารชิ้นนั้นๆ เป็น รูปถ่ายของผู้ประกัน หรือคู่กรณี และเป็นรูปถ่ายจากด้านใด ทำให้จัดเก็บเอกสาร

ตามโครงสร้างได้ถูกต้อง (หากเป็นภาพสี detect ได้ ก็จะสแกนเก็บเป็นภาพสี หากความเข้มของสีแตกต่างกันน้อย ก็จะเก็บเป็นขาวดำ) เมื่อเก็บเป็นชุด claim แล้ว เจ้าหน้าที่ก็จะ log in เข้าสู่ระบบเพื่อทำการประเมินและอนุมัติเงินประกันตามลำดับขั้นตอน ส่วนเอกสารตัวจริง

บริษัทจะบรรจุใส่กล่อง แล้วเก็บที่โกดังเก็บเอกสารตามหลักจดหมายเหตุ ดังนั้น ในระบบงาน จะมีข้อมูลหมายเลขกล่องสำหรับเรียกดูเอกสารตัวจริงได้ด้วย